|
NUEVO PERFIL DE LA SECRETARIA Y ASISTENTE EJECUTIVA - Perfil de Secretaria Moderna - Cualidades Personales de la Secretaria Moderna - Formación de la Secretaria - Código Deontológico de las Secretarias
Autora: Lic. Jackeline Becerra Reyes El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico. En la terminología tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite y custodia los documentos de una oficina. Pero en los últimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de éste con credibilidad. La creciente complejidad de la vida empresarial, ha tenido como consecuencia que la secretaria se encargue preferentemente de asistir a su superior de manera más directa. Será ella quien confeccione los informes, memorandos o dossiers; en definitiva, quien facilite el trabajo a su jefe con la debida eficacia. Por lo tanto, también debe conocer, en líneas generales, las características generales de éste, para colaborar con él con cierto conocimiento de la materia. El trabajo administrativo que deba realizar cada secretaria puede ser muy diferente entre una y otra, en relación al campo de actividad de la empresa en que se encuentre laborando, ya que cada sector tiene sus propias características. Sin embargo en términos generales toda secretaria y asistente administrativa debe poseer el siguiente perfil:· Personalidad equilibrada y proactiva.· Autoestima positiva.· Capacidad de adaptación a los cambios.· Habilidades comunicativas y escucha activa.· Capacidad de crear, innovar e implementar.· Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.· Disposición para trabajar en equipo.· Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria.· Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.· Espíritu de superación.· Flexibilidad· Sentido de humor. · Resistencia física y nerviosa.· Agudeza visual. Así mismo para poder alcanzar la máxima eficacia en su trabajo y desempeñar sus funciones de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfección una serie de conocimientos técnicos apropiados para el cargo que desarrollará, tales como son: · Técnicas de archivo. · Técnicas de oficina· Digitación o mecanografía.· Uso apropiado del teléfono· Manejo y organización de la agenda· Redacción de correspondencia general, comercial y administrativa.· Manejo adecuado de documentos.· Conocimiento y dominio del idioma del país. CUALIDADES PERSONALES DE LA SECRETARIA MODERNA Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de la manera más óptima y además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un equipo. Dentro de las cualidades personales más importantes que una secretaria debe poseer son las siguientes: Discreción.- Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y tiene acceso a material considerado reservado, deberá tener los documentos alejados de miradas indiscretas, además de mantener la prudencia respecto a la información que conoce. Adaptabilidad.- Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para poder adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de su trabajo. Esto significa que debe tener disposición favorable ante cambios bruscos en su rutina de trabajo. Iniciativa y capacidad de trabajo.- se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene toda persona para emprender una acción, sin la necesidad de que otras se lo indiquen. Una secretaria con iniciativa debe anticiparse a las necesidades de su jefe con precaución y criterio. Puntualidad.- Es una manifestación de seriedad y formalidad. Toda secretaria debe ser puntal en el cumplimiento de su horario de trabajo como en el desarrollo de las labores encomendadas. Responsabilidad.- Implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su trabajo de manera óptima sin necesidad de supervisión. Limpieza y orden.- Una secretaria siempre debe ser ordenada, tener su oficina, archivos, armarios y estanterías en orden y limpios. Paciencia.- La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento, incluso cuando las cosas no marchen como lo espera. Cooperación.- El trabajo administrativo constantemente requiere de trabajo en equipo, por lo tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los demás compañeros de trabajo. Buen criterio.- Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de recopilar información sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la acción que sea más apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa. Buena voluntad.- Toda organización requiere en algunas oportunidades de un esfuerzo adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria debe tener la voluntad de ofrecer sus servicios cuando se lo requieran y calidad. Dedicación.- Durante el tiempo que la secretaria permanezca en la oficina debe mostrar dedicación en su trabajo, sin emplear su tiempo en actividades que no se relacionen con sus quehaceres habituales. Pulcritud.- Todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarse con esmero y su presentación debe ser impecable. Previsión.- Significa saber anticiparse a las necesidades que pudieran suscitarse en la organización. Sinceridad.- La relación jefe – secretaria tiene que sustentarse en la confianza. Por lo tanto la secretaria debe transmitir información correcta y verdadera a su jefe cuando este la solicite. Buena educación.- Es indispensable demostrarla en el trato con el jefe, compañeros de trabajo, personal de la empresa, clientes y visitas.
FORMACIÓN DE LA SECRETARIA
Cada vez es mayor el número de secretarias que requiere el ámbito empresarial, puesto que una secretaria es de vital importancia en todos los sectores de desarrollo. Pero así como existen grandes ofertas de trabajo para las secretarias, también se espera de ellas un alto nivel competitivo, lo cual se logra con la formación profesional de estas. Aparte de los estudios que haya cursado, una secretaria debe tener una sólida preparación, extensa cultura general, uso correcto del lenguaje escrito y oral con una expresión fluida y clara y además de una muy buena educación, que le facilitará su desenvolvimiento en cualquier nivel en el ámbito empresarial La secretaria debe conocer sobre ciertas materias que le permitirán desempeñar sus funciones con la debida eficacia profesional: ) Mecanografía.- El dominio de la mecanografía es básico para toda secretaria, puesto que en la realización de sus labores diarias tendrá que mecanografiar diversos documentos con pulcritud, a una velocidad adecuada y sin errores ni faltas ortográficas. ) Ofimática.- El avance vertiginoso de la informática, hace que la computadora sea la herramienta básica en el trabajo de oficina, por lo tanto toda secretaria debe saber hacer uso de los programas de procesamiento de textos, hojas de cálculo, elaboración de presentaciones, diseño, entre otros. ) Ortografía y gramática.- Los conocimientos gramaticales son imprescindibles a nivel de redacción, se espera que toda secretaria sepa expresarse correctamente por escrito con claridad y condición. Así mismo, debe estar capacitada para redactar distintas clases de documentos administrativos y comerciales. ) Caligrafía.- Una buena caligrafía, es decir una letra legible en la escritura de palabras y números, evitará confusiones y errores. ) Archivo.- Es también importante que la secretaria tenga conocimientos sobre los sistemas de organización de archivos, para que pueda almacenar la información adecuadamente y así poder localizarla rápidamente. ) Idiomas extranjeros.- Es imprescindible el conocimiento de inglés tanto a nivel escrito como hablado, puesto que cada día se incrementan las relaciones internacionales. ) Matemática financiera.- El trabajo administrativo requiere el conocimiento de la matemática financiera, que consiste en el cálculo de operaciones sencillas como los porcentajes, intereses, tasas, etc. ) Contabilidad.- Es importante conocer los elementos básicos de la contabilidad, para poder interpretar la estructura y transacciones financieras de un negocio. CÓDIGO DEONTOLÓGICO DE LAS SECRETARIAS (Aprobado por la Federación Nacional de Asociaciones de Secretarias) 1. PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL · Dignidad.- La secretaria debe abstenerse de todo comportamiento que suponga infracción o descrédito y desenvolverse en el ejercicio de su profesión con honor y dignidad. · Integridad.- Debe actuar con honradez, lealtad y buena fe. · Secreto profesional.- Debe observar estrictamente el principio de confidencialidad en los hechos y noticias que conozca por razones del ejercicio de su profesión. 2. PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL Del secreto profesional· Además de un deber, observar el secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesión de secretaria, sin olvidar que existen leyes que lo protegen. · El derecho y la oblación del secreto profesional comprende:- Las confidencias e información personal de su superior, a que pudiera tener acceso en el ámbito de su ejercicio profesional.- Los hechos de conocimiento restringido que afecten a sus superiores, compañeros o miembros cualesquiera del colectivo en el que la secretaria desempeñe su labor. Por ejemplo: dossiers personales, profesionales o médicos.- La información cuyo contenido tenga un valor específico para un lector no autorizado; o cualquier otra información que figure clasificada como confidencial, restringida o con una distribución de personas específicas. · La secretaria evitará duplicar información confidencial y mantenerla fuera de los archivos oficiales sin conocimientos de su superior. · El secreto profesional no debe entrar en conflicto con la lealtad a la entidad para la que trabaja la secretaria, que debe responder a la confianza que su superior deposita en ella al confiarle y compartir información confidencial. Por ello, debe comunicar a su superior información que a él mismo o a la entidad para la que trabaja pudiera ocasionar perjuicio o beneficio. Los límites de esta divulgación van marcados por el sentido de lealtad y la integridad que conforman el perfil personal de la secretaria. Relaciones con sus compañeros· La secretaria debe abstenerse de cualquier competencia desleal en relación con sus compañeros.· La discreción es un elemento específico en las relaciones externas de la secretaria y el fundamento primario de su capacidad para salvaguardar el secreto profesional. La secretaria debe ser consciente que la discreción es algo de una importancia fundamental. Lo que para otros miembros del colectivo puedan resultar faltas leves de respeto o convivencia (comentarios de menosprecio a compañeros, comentarios hirientes, jocosos, o tonos de burla; o dudar públicamente de la calidad técnica de un superior), para la secretaria es algo vinculado a su comportamiento profesional.· Es obligación de toda secretaria prestar su colaboración a todos su colegas, cuando sea necesaria su intervención para que nos e produzcan atrasos en el trabajo y no perjudique el normal funcionamiento de la entidad donde presta sus servicios.
Relaciones con la empresa· La secretaria debe estar siempre dispuesta a prestar apoyo y cooperación a su empresa y ha de conocer, así mismo, los objetivos y la política interna de la misma.· La secretaria no aceptará remuneración profesional que no sea por su salario, incentivos y bonos que su empresa destine a tal efecto. Le está prohibido aceptar gratificaciones económicas u otras compensaciones que estén directamente relacionadas con la transmisión de información.· La secretaria tiene el deber de contribuir a la celeridad del trabajo, no debiendo aceptar sugerencias ni coacciones para eludir su cumplimiento.
En relación con su profesión· La secretaria debe cultivar sus aptitudes y actualizar sus conocimientos, a fin que su trabajo se ejecute al más alto nivel de rendimiento. Demostrará permanentemente afán de superación y proactividad, tanto en lo personal como en su contribución a la empresa.· La secretaria debe abstenerse de realizar cualquier práctica que pueda perjudicar la reputación de su profesión.· Ninguna secretaria debe valerse de su influencia sobre sus superiores, ni apelar a vinculaciones de amistad o recomendaciones para obtener.- Ascensos no merecidos y, como consecuencia mayor remuneración de la que le corresponde en el trabajo que desempeña, impidiendo el ascenso de otras personas que por su experiencia, y conocimientos y años de servicio lo tienen más merecido.- Conseguir que personas que no están preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesión.- Conseguir que personas que no están preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesión.- Ha de ser consciente de que representa un colectivo al que tiene la obligación de defender y enaltecer.- Ha de conseguir que se respete el Código Deontológico de su profesión. En este sentido, es apropiado que sea instrumento de difusión del mismo, tanto para afirmar los valores contenidos en el código como para ampararse en él.
Bibliografía Consultada- Bendezú, M. (1990). ABC de la secretaria ejecutiva computarizada. Perú: Lima S.A. - Canda, M. (Ed.). (1998). Secretaria ejecutiva (Vols. 1). España: Cultural Ediciones. - Días, J. (1980). Temas diversos de utilidad para secretarias. Perú: Libros Técnicos. - Enciclopedia de la Secretaria (1996). México: Grupo Editorial Océano. - Ensenyat, L. (1981). El libro de la secretaria. España: Hispano Europea S.A. - Gamboa, J. (2005). Cómo ser una secretaria de gerencia. Perú: Grijley. - Llabrés, A. y CORTÉS, A. (1988). Técnicas y prácticas de oficina. México: Mc Graw Hill. - Lowe, B. (1992). La recepcionista. México: Patria. - Mora, V. (2008). Perfil de la nueva secretaria ejecutiva. Consultado en 09/08/2008 en http://www.gestiopolis.com/organizacion-talento/perfil-de-la-nueva-secretaria-ejecutiva.htm. - Peña, M. (2008). Curso de secretariado. Consultado en 12/08/2008 en http://www.mailxmail.com/curso/empresa/secretariado. - Pérez, A. (2008). Curso básico de secretariado. Consultado en 09/08/2008 en http://www.mailxmail.com/curso/empresa/secretariadobasico/capitulo6.htm. - Vigorena, F. (2008). El Perfil de la secretaria emprendedora. Consultado en 09/08/2008 en http://www.secretarias.ao.cl/Portal/index.php?newsid=95. - Zapata, I. (1985). Manual de la secretaria eficiente. España: Océano. - Zúñiga, E. y cols. (2000). Gestión secretarial. Colombia: Mc Graw Hill
Funciones de la secretaria(o) parroquial En la terminología tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite y custodia los documentos de una oficina. Pero en los últimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de éste con credibilidad. Atención al público: Responder amablemente todas las preguntas relacionadas con los horarios de las misas, confesiones, peregrinaciones, o actividades que realiza mi parroquia. Dar información sobre los requisitos que se solicitan para los sacramentos de la iglesia: bautizos, bodas, xv años, presentaciones, primeras. Comuniones, graduaciones, etc. Extender los certificados actualizados de bautizo, así como duplicados y/o copias de las actas originales de boda, bautizos, primeras comuniones, etc. Actualizar los libros de bautizo y los expedientes de matrimonio con los datos recientes procurando que se anote toda la nueva información (mandar avisos de matrimonio, avisos de confirmación y hacer las notas marginales) Al finalizar el año, hacer los índices de los libro de bautizo, matrimonio, confirmación y primera comunión. Mandar al principio de año las estadísticas de los sacramentos al obispado de la prelatura. Mandar al archivo general una copia de estos libros para que después se envíen a Mérida para ser encuadernados. Al momento de hacer un compromiso ya sea de boda, xv años, presentaciones, etc. Se solicita la dirección y num. De teléfono, donde se les pueda localizar, Responder el teléfono, tomar los recados, hacer las llamadas que requiera el párroco. Así como también llamar a las personas que separaron alguna celebración, para confirmar el día, la hora y el estipendio del compromiso adquirido. En el caso de los matrimonios cuando entreguen los requisitos que se les solicitaron para la boda, darle el día y la hora, para que el párroco los reciba y los entreviste. Dar información sobre los horarios y las fechas de las pláticas pre-matrimoniales, de xv años y de bautismos, así como extender la constancia correspondiente. Tomar los datos de los niños que se registran para bautizos. Devolverles el acta o la copia del acta de nacimiento. El acta de nacimiento no se archiva. Antes de aceptar un compromiso verificar primero si la fecha y la hora no esta ocupada. Apuntar las intenciones para las misas. Se le entrega la lista al párroco 10 minutos antes de comenzar la misa. El correo que va llegando se acomoda en un solo sitio de manera que no se extravíen los documentos y contestarlos a la brevedad posible. La papelería oficial de la prelatura mantenerla en una carpeta que indique el nombre. Se aconseja la revisión constante de los cajones para evitar acumulación de documentos, que con el tiempo en ausencia de la secretaria pudiera confundir a quienes no están al tanto de su razón de ser. Todo documento debe de tener un lugar en los archivos de la parroquia. Por consiguiente, si un documento esta a la deriva hay que buscarle su destino porque de todas maneras nadie más va a saber que hacer con dicho documento. Si la información que contiene el documento ya se pasó al libro correspondiente se considera borrador. Por consiguiente se debe de tirar para no dar la información de que todavía falta anotar. Limpieza de la oficina: La limpieza de la oficina también nos corresponde como secretarias(os) parroquiales. Es el lugar donde pasamos la mayor parte del tiempo y debemos mantenerla limpia por ser un lugar publico que representa la imagen de nuestra parroquia y deja ver nuestra propia imagen como mujeres,hombres y secretarias(os). Oración de la secretaria Señor, sella mis labios ante la tentación de la imprudencia; que mi corazón y mi boca no traicionen jamás la confianza en mi depositada por mi jefe y mi organización, y que no falte jamás a la confidencialidad. Señor, concédeme la gracia de responder siempre satisfactoriamente, que la responsabilidad rubrique todos mis actos. Señor, que nunca la prisa sea motivo de un trabajo defectuoso, menos nítido o inaceptable, que la serenidad me acompañe, a pesar de la urgencia de la carta encomendada. Señor, que cuando tenga que ocupar el lugar de mi jefe, tu gracia me ilumine, para no defraudarlo, para acertar en las decisiones y ser justa en mis apreciaciones. Señor, que la integridad sea el sello de mi trabajo, y el ejemplo para mis compañeros. Señor, ayúdame para que lleve siempre con dignidad el nombre de secretaria Gracias, Señor, por mi trabajo,
Por mis compañeros,
Por el ambiente En que me has puesto, porque me
Permites realizar mi profesión
Con alegría y competencia,
Protégeme, Dios mío, aquí
Y en todas partes.
Amén
|
