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La oficina parroquial es diariamente punto de evaluación del servicio prestado por el sacerdote en una parroquia, donde el feligrés implícitamente evalúa la atención como un servicio comercial, donde miden tiempo, orden, mobiliario, trato, costos y efectividad que sin duda estos al unirlos y cumplirlos en todos los sentidos podrían denominarnos como una oficina parroquial de calidad. Por eso es sumamente necesario pensar en articular ciertos puntos, reglas o políticas que puedan hacer de nuestras oficinas parroquiales iconos del servicio de calidad, y de la misma manera tratar de equiparar las condiciones laborales y de servicio en cada una de nuestras parroquias. ¿Cómo sería la oficina parroquial ideal? El personal: El recurso humano para nuestra oficina parroquial debe contar con algunas características propias para el puesto, dado que el trabajo en una parroquia no es un trabajo que se pueda, deba o permita degradar. Las cualidades del asistente parroquial deben ser discreción, adaptabilidad, iniciativa, capacidad de trabajo, puntualidad, responsabilidad, limpieza y orden, paciencia, cooperación, buen criterio, buena voluntad, dedicación, pulcritud, previsión, sinceridad y buena educación. La formación del asistente parroquial es un punto importante para poder llevar a cabo los mecanismos que nos den como resultado una oficina parroquial de calidad. Algunos de los requisitos que deben cubrir los asistentes parroquiales en su conocimiento o formación académica son los siguientes: mecanografía, ofimática, ortografía y gramática, caligrafía, contabilidad, archivo y uso correcto del internet. Se puede ir pensado seriamente en la profesionalización de los puestos a futuro, para que en nuestras parroquias los puestos de asistente estén ocupados por personal profesional enfocados a la administración donde podrían tener cabida Lic. en administración y Lic. en Informática, estos para alcanzar las metas y encontrar nuevas formas de mejorar nuestro servicio. La vestimenta: Los asistentes parroquiales deberán presentarse al trabajo con ropa formal de acuerdo al lugar, se recomienda hacer uniformes para los asistentes, camisas o blusas no ajustadas con el logotipo o identificación de la parroquia y el nombre del asistente. Las faldas de las asistentes deben quedar encima de su rodilla Funciones del asistente parroquial deben ser: Atención al público: en todo lo que se refiere a documentación, información, recepción y atención de llamadas, manejo de la agenda parroquial. Administración parroquial: tener al día sus libros parroquiales, enviar la estadística parroquial de sacramentos en tiempo y forma al final del año. Estar atento con los compromisos del párroco para recordarlos. Contestar y enviar correspondencia. Realizar inscripciones de sacramentos y darle sus respectivos seguimientos. Estar al pendiente de su papelería para que no le haga falta en momentos necesarios. Limpieza de oficina: Le corresponde al asistente parroquial mantener limpia su área laboral, que es donde se pasa mayor parte del tiempo y se debe mantener limpio por ser un lugar público que representa la imagen de la parroquia y deja ver nuestra propia imagen como mujeres, hombres y asistentes. Esto incluye revisar periódicamente sus gavetas o cajones y realizar la limpieza respectiva para no acumular documentos o artículos innecesarios. El lugar y mobiliario La oficina parroquial debe estar visible y en un lugar de fácil acceso al público, si estuviera en un lugar menos visible se deberán poner señales para ubicar el sitio de la oficina parroquial. Se deberá poner un letrero a la vista del público con los horarios de atención y el teléfono parroquial. Deberá contar con asientos de espera para la gente que acude a la oficina. Buena ventilación, o en su caso ventiladores o aire acondicionado. Buena iluminación Se deberá contar con un buen equipo de cómputo y una buena impresora para los trabajos a realizar. El equipo de computo deberá contar con un mueble adecuado a el. Contar con internet, como un medio para apoyar el trabajo, como ejemplo se cuenta en internet con el directorio actualizado de las diócesis y parroquias del país. Ya que se necesita enviar correspondencia a parroquias de otros lugares. El uso del mensajero entre parroquias ayudará a minimizar los costos entre llamadas. Se deberá contar con línea telefónica, una gran cantidad de gente prefiere solicitar información vía telefónica. Se debe contar con un escritorio para el asistente parroquial, de preferencia con gavetas para poder ir guardando su documentación. Estas deben contar con llaves con copia al párroco. Deberá contar con un librero o repisa para ir almacenando los libros parroquiales. El asistente parroquial deberá contar con su propio equipo de limpieza, para no atrasar sus labores en las horas programadas. Este equipo preferentemente deberá ser: escoba, recogedor, mechudo, cubeta especial para exprimir el mechudo (esto debido a que mientras se realiza limpieza en ocasiones entran feligreses para ser atendidos y el asistente tendrá la necesidad de enjuagar sus manos para poder regresar a atender, si es que usan jerga y jalador), desodorante spray, desodorante liquido y franela. El mobiliario de la oficina parroquial de ser de USO EXCLUSIVO de la oficina parroquial. Se deberá contar con un baño para el asistente parroquial, siendo éste de USO EXCLUSIVO por el párroco y el asistente. El baño no debe de estar en un lugar que propicie distracciones, obstáculos y aglomeraciones. Debe haber un baño para los feligreses que acuden en la parroquia y en su caso estar debidamente señalado. El servicio El servicio de la oficina parroquial debe tener como meta ser rápido, sencillo y efectivo para que los feligreses se den por bien servidos. Para poder lograr esto los asistentes parroquiales deben estar siempre en el cumplimiento de sus responsabilidades como lo son recepción y contestación de correspondencia; inscripción, impresión de actas y libros de bautismo, así como también de confirmación. Seguimiento de los expedientes de matrimonio. El trabajo no se debe ser atrasado, dado que se convierte en un problema en potencia ya que eso provoca la acumulación de pendientes y esto hace que no sea posible estar al día con la documentación, caso que presentan algunas parroquias en sus libros sacramentales. En la atención al público los asistentes parroquiales están obligados a prestar el servicio de manera respetuosa y con amabilidad a cada uno de los feligreses. Cuando se requiera la actualización o inscripción para algún sacramento, esta tarea debe ser rápida, calculando que el tiempo de atención para esta tarea sea de 15 minutos. Por eso es muy importante tener en la computadora los índices de los libros parroquiales, dado que esto reduce en gran medida el tiempo que se presta a la tarea de una actualización. Los asistente parroquiales deben tener siempre a la mano tickets con los requisitos parroquiales para entregar a los feligreses que acudan a la parroquia a solicitar información, esto mejorará la atención al público proporcionando de manera rápida la información requerida. El párroco El párroco debe estar siempre pendiente de la oficina parroquial. El asistente parroquial es alguien primordial en la administración de la parroquia para los compromisos del sacerdote como para las obligaciones e informes que el párroco debe presentar año con año a la PRELATURA. Por eso, es necesario e importante tener una buena comunicación con el asistente parroquial. Recomendamos los siguientes puntos a tratar: Problemas u obstáculos que han surgido en el día o la semana en el trabajo Necesidades en la oficina Preguntar si hace falta papelería, artículos de limpieza o sobre el deterioro de mobiliario Estar al pendiente si están al día los libros parroquiales. Cosas que hay que evitar: Utilizar a los asistentes parroquiales para funciones o tareas que no les corresponden. Permitir que el mobiliario de la oficina sea utilizado para otros fines. Desatender el rumbo de la oficina parroquial; esto es, no estar pendiente de la situación actual del trabajo en la oficina. No tener comunicación con el asistente. Dejar que el trabajo se rezague.
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